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Par Andréanne Gagné
Une réunion peut se révéler à la fois le meilleur moment pour résoudre des problématiques et avancer des dossiers dans une ambiance très agréable ou le pire cauchemar que plusieurs aimeraient éviter sachant que la rencontre manque de préparation, d’organisation, de contenu et de suivis.
La préparation est primordiale. Elle commence par l’identification des participants, des objectifs à atteindre et la rédaction d’un ordre du jour clair et concis sans compter le volet logistique, que ce soit le lieu, l’heure et les différents accessoires et/ou appareils nécessaires.
Un outil fort de communication
L’animation de la réunion représente un élément clé.
La ponctualité est de mise et chacun des participants doit connaître son rôle et ses responsabilités dans ce cadre.
L’animateur doit préciser les objectifs et, dans certains cas, voir à ce que chacun des participants se présente aux autres afin de créer une dynamique.
Son rôle est de :
- Faciliter les échanges
- Favoriser la participation
- Attribuer les droits de paroles
- Équilibrer le temps des interventions
- Tempérer les débats au besoin
Son habileté lui permettra d’identifier les participants plus timides ou inertes, examiner leur non-verbal, et leur donner la parole en temps opportun. Leur avis est souvent pertinent. L’animateur devra aussi peut-être rappeler les objectifs et recentrer les discussions qui peuvent s’écarter des livrables.
Selon le cas, il sera pertinent de rappeler les décisions prises et les informations à partager. Il est par ailleurs intéressant de faire de la rétroaction sur la rencontre avec les participants. Le suivi de la réunion est capital. Une réunion sans suite ou suivis est une réunion inutile ou qui tombe dans l’oubli et quelques heures perdues. Chaque participant doit connaître ses livrables, le cas échéant, et les délais qui s’y rattachent en vue d’une réunion subséquente. La rédaction d’un procès-verbal détaillé ou d’un compte-rendu clair et concis est essentielle.
Somme toute, la réunion représente un outil fort de communication et de prise de décisions à la condition qu’on y ait mis les efforts qu’elle mérite sans non plus verser dans la réunionite !