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Par Andréanne Gagné
La communication d’entreprise peut se définir au sens très large. Elle Inclut bien évidemment le branding, la documentation corporative, le site Internet, mais également la façon dont on discute avec nos fournisseurs, nos clients et nos prospects. Courriel, lettre, offre de service, commentaires sur Facebook sont eux aussi des « contenus » qui peuvent en dire long sur votre entreprise. Soyez cohérents : toutes vos communications doivent incarner l’image de marque et véhiculer les valeurs de l’entreprise.
Par courriel, on parle de nétiquette. Ce terme est la contraction des mots « Internet », « éthique » et « étiquette ». Il s’agit d’un ensemble de règles non-officielles de savoir-vivre qui s’appliquent aux courriels, mais également à tout type de d’échanges électroniques… Ce qui inclut les commentaires sur les forums ou sur les sites web.
Gardez en tête votre ADN
Une entreprise fondée sur le respect et la rigueur
La première règle concerne le ton. Il faut utiliser un langage convenable et courtois : ni trop amical ni trop sévère. Le fait de bien vérifier les fautes d’orthographe, d’éviter les majuscules et l’humour de second degré vous permettra de viser l’essentiel… Uniquement l’essentiel !
Gardez en tête votre ADN : une entreprise fondée sur le respect et la rigueur. Ainsi donc, dans un écrit professionnel, l’objectif visé est l’efficacité. Par courriel, on doit toujours remplir la zone « objet » ou « sujet » afin d’introduire le contenu de votre message, utiliser le champ « Cc » pour mettre en copie les personnes devant être simplement informées du message, utiliser le champ « Cci » afin que chacun des destinataires ne connaisse pas la liste de l’ensemble des destinataires et on signe à la fin avec la signature logo.
Par écrit sur papeterie, on parle de correspondance administrative. Ce type de communication revêt un caractère officiel et impose un certain nombre de règles. Encore là, la courtoisie est le maître-mot. En ces temps modernes, le fait d’envoyer une lettre plutôt qu’un courriel invite nécessairement à la prise de décision, sinon à la prise d’action de la part du destinataire.
On doit donc s’exprimer avec clarté, et ce, dans une logique démonstrative :
- Introduction: citer l’affaire concernée et replacer les choses dans leur contexte
- Corps de la lettre : explication, argumentation
- Conclusion : décision, solution ou proposition.
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